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中小企业人力资源管理如何外包?

 

   

   

  技术发展日新月异、知识更新瞬息万变,使得企业之间的竞争变成了速度和时间的竞争。为此,许多企业把自身的薄弱环节或非核心环节“外包”给了其它专业机构以提高效率,人力资源外包作为其中的一种形式也逐渐流行起来。
  由于规模和资金的限制,不少中小企业没有专设人力资源部门,没有系统的人事制度,不能给员工提供完备的福利待遇和培训机会,更没有战略性的人力资源规划,所以很难招聘到高素质员工。导致关键人员流动率高,员工满意度差。因此,在当前国内企业人力资源外包还较少的情况下,如果中小企业能先行一步,利用外部资源弥补自身的不足,那么就可以大幅度提高自身的人力资源管理水平,在人才市场上与大企业争夺资源。
  人力资源外包市场正在崛起
  外包是在20世纪90年代西方企业实施“回归主业,强化核心业务”的大背景下风行起来的一种企业新战略手段。1990年,Gary Hamel和C.K.Prahaoad为《哈佛商业评论》写了一篇文章,题为《企业的核心竞争力》,发明了“外包”这个词。外包(Outsourcing),直译是“外部寻源”,有时也译为资源外取。虽然学术界对业务外包的理解不一,但都集中于将某一资源交由独立的第三方完成,以实现企业资源效率的最大化。
  人力资源外包是各种业务外包现象中的一种,随着人力资源部门由行政性角色向战略性角色的转变应运而生。它是指企业把一些重复的、事务性的、不涉及企业机密的工作,如员工招聘、培训与教育、福利、工作分析与岗位描述、人力资源管理信息系统等外包给从事该项业务的专业机构,而对其它一切涉及企业机密的职能依然由本企业内部的相关部门来完成和管理。
  著名人力资源咨询公司翰威特曾邀请Gartner Data requet公司就人力资源外包进行了市场调研。结果显示,2003年全球市场上捆绑式人力资源服务外包额达120亿美元,2004年人力资源外包预计将占到整个业务过程外包的39%。调查数据显示,当代社会中,人力资源外包已越来越受到公司管理层和人力资源主管们青睐。
  外包人力资源的四大优势
  有助于中小企业留住优秀员工。人才安全问题已经成为企业人力资源管理过程中一个不可忽视的问题,如何留住关键性人才是中小企业发展所面临的最大挑战。由于中小企业不能提供与大企业相当的福利待遇、竞争性的薪酬,不重视员工培训等系统化制度建设,所以不是人才招不来,就是留不住。而优秀的专业公司通常拥有人力资源管理各方面的专家,他们能够建立起一整套可以普遍适用于多家企业的综合性专业知识、技能和经验,为客户公司做更为有效的人力资源管理工作。这些外部工作者了解员工的需求,能够提高员工的综合待遇,从而增加员工满意度,员工流失率自然就会下降。
  降低成本,节约时间,提高效率。由于人员的物色、面试、招聘、培训及考核等工作都需要较长的时间,企业要为此耗费大量的人力、物力和财力,而且中小企业的员工流失现象很严重,企业不得不经常苦于新员工的招聘、培训等事务性的工作。如果外包给专业的公司来做,企业就可以从这些繁琐的事务中解放出来,裁减不必要的人员,从而使企业关注于附加值高、对企业影响更大的专业工作。
  集中资源聚焦核心能力。在激烈竞争的市场环境下,中小企业受人、财、物等资源的限制,不可能对企业的各个方面给予同等关注,往往有所侧重,注重寻求自身在特定环节上的竞争优势。比如,对于一个生产性企业而言,生产技术可能是它的强项,而人力资源管理工作可能是它的弱项,而外包后企业就可以充分利用有限资源,集中力量于企业的战略核心环节。
  降低风险。由于所处环境的限制,中小企业对人力资源市场的了解远比不上专业公司。经常看见中小企业花高薪聘请某方面的专业技术人员,如果此人确实能够为企业创造出附加价值,那结果自然是皆大欢喜,但如果是一个平庸之辈,那雇佣此人的成本对于中小企业来说将是一笔不小的开支。如若通过专业公司,则不必花费太高的成本,就可以获得一个较好的专业技术人员,即使这个人不合适,专业公司则有不可推卸的责任,所造成的损失不会由企业自己来承担。
  外包人力资源的六大要害
  尽管人力资源外包可以为中小企业带来这么多好处,弥补其“先天性不足”,但是同时,它也带来了风险。例如,规范外包业务具体运作的法律法规还不完善,更无章可循;许多企业迷信于外资咨询公司,但由于文化的差异,常常造成"水土不服"等等。但任何事情都存在或多或少的风险,如果中小企业在实施人力资源外包时,能够对企业内部和外包商两方面进行综合考虑,那么外包无疑会给企业带来巨大的收益,而风险却可以降到最低。
  正确判断企业的核心能力。南加利福尼亚大学的Adler教授指出:“组织在外包任何关键活动时(那些不具有直接的竞争优势,但与其它具有直接竞争优势的活动高度相关的活动),都应该三思而后行。”所以首先要判断到底哪些功能适合外包?哪些不适合外包?作为企业的决策者,不妨把每项功能细分成具体的活动,然后考虑每一项活动的战略意义。然后再确定哪些工作可以外包出去,哪些工作由企业自己来做。
  细化所要外包的职能。在进行外包交易时,很多企业只是简单地告诉外包商希望通过外包控制的总体成本是多少,却不关心中间的具体过程,这很容易让外包商有机可乘,存在投机主义行为。企业在外包前,最好将所要外包的职能进行细分,列出每一步骤的细节并给出预算成本,然后让外包商说明将对整个过程中每一步如何改善,以及从中获取的收益。
  在企业内部进行充分的沟通。将人力资源某些业务外包,往往会招致该部门员工的反对,尤其是那些仍留在本部门的员工会觉得自己的晋升机会受到了很大的限制。所以要与员工进行合理有效的沟通,取得他们的信任,让员工了解其在外包中所应扮演的角色,以便更积极地进行相关工作内容,做好本职工作。
  选择合适的外包服务商。选择合适的外包服务商,是外包过程中非常重要的一环。企业除考虑价格因素外,更应对外包商的整体能力进行综合评估。例如:外包机构的文化是否与本企业的文化有冲突;其所设计的方案是否真能为企业量身打造,并能够与企业的其它部分整合为一体;其在业界的声誉、以前的业绩状况、目前的财务状况等能否支持这一业务;其对本企业所在行业的了解程度等等。企业除事先对外包商以前的客户做深入的调查与核实外,还应该制定尽可能详细周密的外包协议,以此来规范和约束对方的行为。
  管理好与外包商之间的关系。企业应致力于和外包商建立长期合作关系,这样有助于外包商深入了解企业文化从而提供更好的服务。但这并不意味着要与某外包商签订无限期合约。企业给予外包商的报酬是以他给企业带来的业绩提升为基础的,而不是以关系为基础。
  监控和评价外包商的业绩。企业应该在最初与外包商签订合同时,就与之沟通双方期望达到的绩效水平并建立衡量标准,以此作为依据来评价外包商所提供服务的质量,一旦发现问题及时解决,追求企业业绩的持续改进。

      尽管当前人力资源外包在我国还处于刚刚起步的阶段,但是中国加入WTO后,改革开放的力度会进一步加大,对外交流与合作将日益增强,人力资源外包的重要性会得到越来越广泛的认同,对于规模小、资金不足的中小企业来说,较早地迈出人力资源外包这一步,将成为提升自身竞争优势的重要途径。    

 

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